Nhằm tăng cường ý thức, trách nhiệm của công chức, nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ, khắc phục các tồn tại, hạn chế được chỉ ra qua kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ, Chánh Thanh tra tỉnh đã ban hành Công văn số 699/TTr-VP ngày 11/9/2020 yêu cầu công chức thuộc Thanh tra tỉnh nghiêm túc thực hiện các nội dung sau:
1. Đối với các phòng và công chức trong cơ quan
Cá nhân và các phòng được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện nghiêm túc các công việc:
- Xác định đúng tên loại, nội dung, độ mật và mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản tham mưu; định dạng đúng khổ trang A4 đối với các phụ lục kèm theo là file excel, xóa các trang trắng, dòng kẻ, ký tự thừa không nằm trong nội dung phụ lục.
- Khắc phục các lỗi về chính tả, thể thức và kỹ thuật trong soạn thảo văn bản đã được nêu tại Báo cáo số 218/BC-SNV ngày 25/8/2020 của Sở Nội vụ và một số lỗi thường gặp khác như: chưa in đậm trích yếu dưới quyết định, thông báo, kế hoạch, giấy mời; chưa căn giữa Quốc hiệu, tiêu ngữ, số, ký hiệu văn bản, địa danh và thời gian ban hành văn bản, cỡ chữ của các thành phần trong văn bản hành chính chưa đúng quy định…
- Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống iOffice, phúc đáp văn bản và cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết (trích yếu, người ký, loại văn bản), không viết tắt trích yếu.
Thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc đối với tài liệu nền giấy và tài liệu điện tử theo đúng quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011 và Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 03/5/2020 của Chính phủ về công tác Văn thư, khắc phục các hạn chế trong việc lập hồ sơ nền giấy như: chưa viết bìa cho hồ sơ; viết bìa nhưng chưa đầy đủ, còn thiếu nhiều thông tin;chưa đánh số tờ; chưa xác định thời hạn bảo quản; chưa thống kê mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn… Các hồ sơ công việc hàng năm sau khi kết thúc công việc thực hiện giao nộp về lưu trữ cơ quan để quản lý và khai thác theo quy định.
2. Đối với Văn phòng Thanh tra tỉnh
Tham mưu xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ cơ quan theo quy định.
Tham mưu ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm, xác định đúng thời hạn bảo quản hồ sơ theo quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 06/3/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Tham mưu tuyển dụng, bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ có có trình độ chuyên môn phù hợp.
Văn thư chuyển bản chính văn bản đến nền giấy (gồm văn bản mật) đến các phòng chuyên môn để thực hiện việc lập hồ sơ công việc theo quy định; cập nhật đầy đủ các nội dung trong sổ đăng ký văn bản đi, chốt sổ theo từng năm, không để tình trạng lưu nhiều năm trong cùng một sổ; sử dụng mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến và đi theo đúng quy định tại Thông tư 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ Công an ban hành Biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện rà soát, kiểm tra các lỗi về chính tả, thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản, chỉ phát hành các văn bản đạt yêu cầu.
Tham mưu đổi con dấu cơ quan để khắc phục tình trạng con dấu móp, méo; đổi dấu tên lãnh đạo theo đúng thể thức quy định; bổ sung một số con dấu khác theo quy định tại Thông tư 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan tổ chức, chức danh nhà nước và Thông tư 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ Công an ban hành Biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
Tham mưu thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị được loại ra sau chỉnh lý từ năm 2004 đến năm 2017; đề xuất mua sắm trang thiết bị phục vụ bảo quản hồ sơ, tài liệu tại Kho lưu trữ cơ quan.
Thường xuyên rà soát, kiểm tra, hướng dẫn công chức cơ quan về soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc, thực hiện giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định, đưa các nội dung này vào tiêu chí để đánh giá, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm của công chức và các phòng thuộc Thanh tra tỉnh.
Văn phòng
Bản in