Qua tổng kết quá trình thực hiện Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo được ban hành kèm theo Quyết định số 2278/2007/QĐ-TTCP từ khi quy chế có hiệu lực cho đến nay, ngành Thanh tra Đắk Nông đã chỉ ra được những kết quả đạt được và những hạn chế còn tồn tại, đồng thời đánh giá thực trạng các quy định, những hạn chế, bất cập trong thực hiện Quy chế và đề xuất Thanh tra Chính phủ định hướng, giải pháp sửa đổi, hoàn thiện Quy chế.
Ngay sau khi Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo được ban hành, Thanh tra tỉnh Đắk Nông đã triển khai, hướng dẫn Thanh tra các sở, ban, ngành, huyện, thành phố thực hiện việc lập, quản lý hồ sơ theo quy định. Công tác lập hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo thường xuyên được quan tâm chỉ đạo thực hiện. Công chức ngành Thanh tra Đắk Nông đã nhận thức rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo.
Hiện nay, công tác lập hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo tại Thanh tra tỉnh Đắk Nông đã đi vào nền nếp. Hồ sơ được lập đúng trình tự, đầy đủ thành phần, được sắp xếp theo đúng các nhóm và được bàn giao theo đúng thời gian quy định. Hồ sơ từ năm 2004 đến năm 2017 đã được chỉnh lý theo đúng quy định, giúp cho việc khai thác tài liệu thuận tiện, đảm bảo an toàn thông tin, tài liệu.
Thanh tra các sở, ban, ngành, huyện, thành phố đã thực hiện công tác lập hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Tuy nhiên, qua công tác thanh tra trách nhiệm việc thực hiện các quy định của pháp luật về Luật Thanh tra, Luật Khiếu nại và Luật Tố cáo của Thanh tra tỉnh Đắk Nông cho thấy, một số sở, ban, ngành, địa phương chưa thực hiện tốt các quy định về việc lập hồ sơ. Nhiều hồ sơ chưa được đánh số thứ tự và sắp xếp các thành các nhóm, chưa có đầy đủ thành phần văn bản, tài liệu theo quy định. Bên cạnh đó, việc quản lý hồ sơ chưa chặt chẽ, hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo chưa được sắp xếp, chỉnh lý theo quy định để phục vụ công tác khai thác.
Ngành thanh tra tỉnh Đắk Nông đã thực hiện bàn giao đầy đủ hồ sơ cho Tòa án khi có yêu cầu trong trường hợp người khiếu nại khởi kiện vụ án hành chính ra Tòa án và bàn giao hồ sơ cho cơ quan điều tra khi Đoàn thanh tra phát hiện đối tượng thanh tra có dấu hiệu tội phạm theo quy định tại Thông tư liên tịch số 03/2006/TTLT-VKSNDTC-TTrCP-BCA-BQP ngày 23/5/2006 về quan hệ phối hợp trong việc phát hiện, điều tra, xử lý các vụ việc có dấu hiệu tội phạm do cơ quan Thanh tra kiến nghị khởi tố.
Nhìn chung, Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo ban hành đã kịp thời hướng dẫn, chấn chỉnh công chức ngành thanh tra trong công tác lập hồ sơ. Các quy định cụ thể, chi tiết phù hợp với đặc thù nhiệm vụ công tác của ngành thanh tra nói riêng và phù hợp với quy định về việc lập hồ sơ công việc nói chung. Nhờ đó, công tác lập hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện khoa học và chính xác; công tác tra cứu hồ sơ, tài liệu trở nên thuận tiện, nhanh chóng, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin, tài liệu.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, Quy chế cũng đã bộc lộ bất cập và hạn chế, cụ thể tại Điều 13, Mục 4 về hồ sơ sau thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo quy định: “Sau khi kết thúc việc thực hiện, đơn vị hoặc người được phân công theo dõi việc xử lý phải bàn giao hồ sơ cho lưu trữ cơ quan để lưu cùng với hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo.” Qua thực tiễn cho thấy, đa phần hồ sơ sau thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo được lập và theo dõi trong thời gian nhiều năm, cá biệt có hồ sơ phải theo dõi việc thực hiện trên 10 năm. Trong khi đó, trong thời gian 30 ngày, kể từ thời điểm đóng hồ sơ, hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo phải hoàn chỉnh việc sắp xếp, lập mục lục và bàn giao hồ sơ cho bộ phận Lưu trữ của cơ quan để quản lý, sử dụng và được chỉnh lý hàng năm. Do đó, quy định việc lưu hồ sơ sau thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo cùng với hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo là chưa phù hợp.
Để quy định về việc lập và quản lý hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo hoàn thiện hơn, Thanh tra tỉnh Đắk Nông đề xuất Thanh tra Chính phủ một số giải pháp sau:
- Bổ sung quy định về lập và quản lý hồ sơ điện tử đối với hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo.
- Sửa đổi quy định về việc lưu hồ sơ sau thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo theo hướng phù hợp hơn với thực tiễn công tác.
- Bổ sung quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo./.
Ngọc Quỳnh - VP